Nelle riunioni di lavoro, il passaggio dai convenevoli o dal discorso generico agli affari di solito è proposto da chi ospita l’incontro, che sarà anche colui che deve gestire il tempo e l’organizzazione della riunione (affrontare l’ordine del giorno, dare la parola a chi vuole intervenire, gestire i conflitti), sancendone anche la conclusione al momento opportuno. Chi occupa la posizione gerarchica più elevata svolge il suo ruolo in modo diretto e formale, esprimendosi in un registro curato, ma ricorrendo se necessario a battute e simili per favorire un’atmosfera più distesa (diversamente da quanto avviene durante una trattativa).
Le decisioni vengono prese direttamente dalla persona che occupa la posizione più elevata della gerarchia, in modo univoco. Infatti la cultura imprenditoriale in Brasile tende a essere fortemente gerarchizzata e individualista. La gerarchia è spesso suggerita dalla disposizione dei posti attorno al tavolo e dalle forme di trattamento che intercorrono durante la comunicazione; anche l’abbigliamento spesso suggerisce il livello gerarchico cui si appartiene.
Durante la riunione le interruzioni reciproche devono essere limitate (anche se non sono del tutto inammissibili), per evitare di apparire prevaricatori. Si tenga presente che, invece, in una trattativa a due sarà opportuno evitare di interrompere l’interlocutore e attendere il proprio turno di parola. Le discussioni sono ammesse, senza però invadere mai la sfera personale (cosa che avviene solo nei dibattiti politici), controllando comunque il tono di voce e limitando le interruzioni; caso contrario la discussione verrebbe percepita come un vero e proprio litigio. Del resto, i brasiliani preferiscono mettere in evidenza gli aspetti positivi, di accordo, piuttosto che affrontare in modo diretto quelli su cui si discorda, che vengono presentati come secondari, come dettagli risolvibili.
Difficilmente ci sono momenti di silenzio durante un incontro di lavoro (così come del resto negli altri ambiti), tanto che l’eventuale silenzio coincide con un momento di crisi e di imbarazzo e di solito si fa di tutto per evitarlo.
In una riunione di solito prevalgono l’analisi e l’approfondimento, il che può portare talora a perdere di vista i punti importanti dell’ordine del giorno, a discapito dunque della sintesi e di una gestione del tempo più severa.
Spesso, indipendentemente dall’ora in cui si svolge la riunione, viene offerto del caffè. Il caffè (o “cafezinho”) è un’importante bevanda nazionale, tanto che in alcuni ristoranti viene offerto dalla casa (si dice anche che il caffè “é cortesia”); se è cortesia offrirlo all’ospite, altrettanto è segno di cortesia accettarlo.
Di solito chi organizza l’incontro ne segnala la conclusione ricorrendo a una battuta o a un gesto amichevole, che marchi il passaggio dal tempo lavorativo al tempo rilassato. Una strategia per velocizzare la chiusura è riassumere quanto si è detto e, se non ci sono obiezioni, passare ai saluti.
(Castagna V.)