Lo svolgimento delle trattative è sistematico e dettagliato. Ogni incontro è preceduto da una puntuale e meticolosa preparazione sia sotto l’aspetto contenutistico che sotto quello organizzativo. Gli appuntamenti vengono fissati con largo anticipo, in anticipo viene redatto l’ordine del giorno e viene spedito ai partecipanti. I soci tedeschi sono competitivi e ambiziosi e nei meeting mettono in luce la loro preparazione. Molta importanza vien data alla visualizzazione dei dati e alla successione analitica lineare dei punti da trattare. Durante i meeting vengono utilizzati e analizzati un gran numero di dettagli tecnici e informazioni. Per ogni meeting viene redatto un dettagliato protocollo volto a documentare lo svolgimento della discussione più che i suoi risultati (Verlaufsprotokoll vs Ergebnisprotokoll).
Non viene lasciato spazio alla spontaneità e alla creatività, la discussione libera è spesso interpretata come una perdita di tempo.
Le negoziazioni avvengono prevalentemente durante le riunioni nelle quali tutti i dettagli possono essere analizzati, non è particolarmente sentita l’esigenza di sviluppare un dialogo per definire le relazioni con l’interlocutore. Cene e drink non sono così frequenti.
Nelle aziende tedesche le strutture sono trasparenti e chiare. Le funzioni di ogni posizione e la relazioni fra i comparti sono definite documentate in modo preciso. Competenze e responsabilità delle persone coinvolte si riconoscono facilmente e nei processi decisionali le attività di ogni reparto hanno un peso. Consenso e collaborazione sono due caratteristiche importanti nei processi decisionali del mondo del lavoro tedesco, tuttavia ciò rende difficile trovare soluzioni last minute o reagire efficacemente a imprevisti e turbolenze del contesto.
L´alto grado di sistematizzazione delle procedure aziendali porta con sé il pericolo di un´eccessiva formalizzazione e rigidità, un cambiamento di rotta repentino nel corso della trattativa non sempre è facile da realizzare.
(Barbara Ferazzi)