In questo tipo di evento, è molto apprezzato l’uso dello spagnolo come lingua di lavoro. La riunione deve iniziare con un saluto formale, ovvero con una stretta di mano, e lo scambio dei biglietti da visita. È importante avere biglietti da visita da distribuire a tutti gli interlocutori; di norma il biglietto da visita viene accettato e osservato attentamente, prima di essere riposto. Durante lo scambio dei biglietti da visita è di rigore sorridere e mantenere un contatto visivo, cioè guardare l’altro negli occhi. Il passaggio dai convenevoli iniziali agli affari veri e propri è sancito da chi si trova nella posizione gerarchica di maggiore rilievo. Essendo importante la formalità, è opportuno usare la forma di trattamento usted (“lei”) e non passare agevolmente al “tu” (tú); analogamente, si consiglia di rivolgersi all’interlocutore usando il suo titolo.
Vista l’importanza della gerarchia in Cile, in una riunione l’ultima parola o la decisione finale spetta alla persona con la posizione gerarchica più elevata, che di solito è facile individuare per la deferenza con cui verrà trattata dagli altri. Chi è nella posizione superiore ha il compito di aprire e di chiudere i lavori, oltre a dare la parola ai partecipanti. La fine della riunione può essere sfumata, con il passaggio dai temi all’ordine del giorno a temi più leggeri, che sono invece banditi dalla riunione vera e propria, come pure il ricorso a storielle, aneddoti ecc.; infatti la formalità e un registro linguistico controllato sono fondamentali.
Nonostante la tendenza cilena alla programmazione, l’ordine del giorno è affrontato con flessibilità; tuttavia l’atteggiamento di fondo è decisionista, volto a gestire il tempo ricorrendo alla sintesi e alla concisione.
Durante la riunione si può discutere, ma senza alzare il tono della voce ed evitando di gesticolare: questo comportamento infatti porterebbe a pensare che si sta litigando, mentre i conflitti non vanno dimostrati apertamente e ci si deve limitare alla discussione.
Nel contatto con un’azienda cilena, va anche tenuto conto che i rapporti personali sono fondamentali: quando un imprenditore italiano ne incontra un cileno, è come se l’incontro non fosse tra due aziende ma piuttosto tra due persone; quindi è consigliabile che nel tempo sia sempre la stessa persona a mantenere i contatti con l’interlocutore cileno.
(Castagna V.)