Gli incontri di lavoro e le riunioni possono portare alcune problematiche interculturali ad esempio nella fissazione e nella espressione dei ruoli gerarchici e sociali, che si traducono anche in ruoli comunicativi: chi inizia, chi conclude, ecc.
Per quanto riguarda gli incontri in presenza, invece, a differenze delle conversazioni telefoniche, tutti gli intervistati concordano nello specificare che le riunioni di lavoro vengono organizzate in diversi setting, dalle stanze di ufficio dove si svolgono le ordinarie attività a luoghi o stanze dedicate.
Alcuni informant locali intervistati ci comunicano che in genere le riunioni ufficiali e dedicate al grande pubblico sono caratterizzate da numerosi convenevoli e anche da un setting specifico che anticipa la riunione (“si sta seduti in una stanza, su sedie a forma di troni, in formazione rettangolare e poi si va nella stanza in cui si inizia l’incontro”) e da convenevoli di tipo cerimoniale legati a usanze religiose “come una breve preghiera” .
Per quanto riguarda i codici non verbali, è solito offrire acqua, caffè, tè o qualcosa di fresco come bibite e succhi, oltre che a datteri, noccioline, arachidi o frutta fresca.
Anche un momento di pausa o un coffee break è molto importante, come ci riporta un intervistato nel seguente estratto: “è bene prevedere sempre un momento per il coffee break. Sarebbe scortese non prevedere un momento del genere”.
Che si tratti di break più brevi o addirittura della predisposizione di un buffet per gli incontri più importanti, l’attenzione al momento sociale, quindi, non manca mai.
Tale invito alla socializzazione lo si ritrova anche nelle celebrazioni più formali dove il cocktail, il buffet e il free sitting sono preferiti al posizionamento formale a tavola. Vige una certa informalità, dunque, anche in occasioni molto formali.
Per quanto riguarda la strutturazione di una riunione di lavoro, le durate degli incontri sono variabili. Anche in considerazione di quanto detto nel capitolo sui valori in tema di tempo, sarà difficile assistere a riunioni lampo.
A differenza di quanto capita con gli italiani che risultano essere più flessibili, soprattutto nei turni di parola e nell’interrompere, in Sudan è consentito fare domande ma non interrompere gli interlocutori in quanto la mossa comunicativa verrebbe percepita come mediamente aggressiva. È tuttavia accettato l’intervento nel rispetto dei turni di parola come possiamo leggere in questo estratto d’intervista: “nel gruppo di lavoro c’è una gerarchia con un capo che dirige, si può intervenire, si alza la mano e c’è un momento di domande e risposte, non ci si parla troppo addosso. C’è rispetto, nella media, dei tempi dell’altro”
Per quanto concerne l’ordine del giorno e il rispetto degli argomenti da trattare durante gli incontri, in Sudan, gli intervistati ci raccontano che solitamente è presente un “ordine del giorno generico”, da non considerare un dogma. La struttura di una riunione di lavoro allargata, come ad esempio il ricevimento per una delegazione straniera in visita, in definitiva può dirsi come segue:
– breve formula di preghiera;
– saluti iniziali;
– temi in questione;
– conclusione informale.
Nelle riunioni è possibile, inoltre, indossare abiti casual. Nelle istituzioni tuttavia, specie se si tratta di funzionari di alto grado, si riscontra una standardizzazione dell’abbigliamento e un uso di giacca e camicia per gli uomini (spesso con cravatta) e di tuniche eleganti per le donne meno giovani. Le donne funzionario più giovani, indosseranno invece gonne lunghe e camice o magliette con le maniche lunghe, a cui spesso si aggiunge un pullover leggero o una giacca, sempre per mantenere maggiore pudicizia.