All’inizio, come pure alla fine, di una riunione di lavoro, per salutare si deve stringere la mano a ognuno dei partecipanti. Nel caso di una donna, eventualmente, se la si conosce già è possibile darle un bacio sulla guancia invece di stringerle la mano. Visto l’ampio ricorso al biglietto da visita, è bene averne sempre a disposizione e se si partecipa a una riunione di lavoro è opportuno disporre di un biglietto da visita per ognuno dei partecipanti.
Il titolo accademico o professionale è usato sempre, pertanto sarà opportuno sapere in anticipo chi sarà presente in modo da potersi rivolgere a ciascuno nel modo giusto. Il nome e la posizione di ciascuno andranno tenuti ben presenti nel corso della riunione.
Spesso la gerarchia si manifesta nella distribuzione dei posti attorno al tavolo. Chi occupa la posizione gerarchica più elevata può facilmente trovarsi a capotavola e, in genere, è colui che apre e chiude la seduta, che dà i turni di parola ed è l’unico che può interrompere senza sembrare maleducato. Le decisioni nel dettaglio vengono prese da chi occupa la posizione gerarchica più alta.
C’è molta flessibilità nell’affrontare i punti all’ordine del giorno e si può divagare parecchio prima di arrivare al nocciolo della questione, che poi viene affrontata privilegiando l’analisi e l’approfondimento piuttosto che con un approccio decisionista.
Alla fine della riunione è buona norma ringraziare per il tempo che ci è stato dedicato.
Durante una riunione di lavoro il ricorso a battute o aneddoti per favorire un clima disteso è piuttosto frequente.
Si consiglia di chiedere conferma della riunione un paio di giorni prima della data prevista, perché non è raro che una riunione venga cancellata con scarso preavviso.
(Castagna V.)